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こんにちは！
正社員で15年ほど働き、訳あって小さな会社の事業主になりまして、6年目です。
税金知識が少しは身についてきた事業主が、
年末調整手続きってどういうものか経験しています。これまでは顧問税理士さんにお願いしていたのである程度の理解はあります☺
去年から従業員と一緒に自分自身もスマホで、年調ソフトに入力していました。今年はそのデータをもとに事業主の私が年調年税額を計算していきます。従業員が5人以下の規模の会社の話です。(*’▽’)
全ての作業を電子化！、、、とまではいきませんが、従業員のITスキル別で対応しております。
少人数の会社で年調ソフトを検討されている方、
入力に悩んでいる方に何か参考になればありがたいです。
そして、これを忘備録として私は来年もやるつもりです。!(^^)!
「年調ソフトとは？」
年末調整手続きの電子化に向けた取り組みとして、国税庁が提供している無料のソフトです。
名称は「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）」。
11月以降に勤務先から「扶養控除申告書や保険料控除申告書などあればそれも書いて提出してください～」とか言われたことがないでしょうか？
ざっくりいうと申告書に手書きする代わりに、スマホ（PC)で入力して、データを会社を送ることができます。
従来の手続きの流れ
今までの年末調整の手続きはこんな流れです。（紙ベースです）
①従業員が、保険会社や金融機関などから送付された控除証明書等を書面（ハガキなど）でもらう。秋ごろにきますね。
②従業員が、保険料控除申告書や住宅ローン控除申告書に、①の書面に書いてある内容を転記します。そして控除額を計算します。→私の前職の勤務先では、計算間違いが多い理由で、転記までは従業員にお願いして計算は勤務先がしてくれていました。
③従業員が、各種申告書（扶養控除等申告書など）を作成し、控除証明書等と一緒に勤務先に提出。
④勤務先が、従業員から提出された年末調整申告書に記載されている控除額の計算や控除証明書等の確認を行い年税額を計算する。
年調ソフトの手作きの流れ
電子化したら、手続きはこんな流れです。（理想は紙の登場がないのです）
①従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受け取る。
②従業員が、年調ソフトに名前や住所など基礎項目を入力する。①の受け取った電子データをインポート（自動入力と控除額の自動計算してくれる）を行い、年末調整申告書の電子データを作成する。
③従業員が、年末調整申告書データと控除証明書等データを勤務先にデータで提出。
④勤務先が、電子データを年末調整計算シート（国税庁HPにあり）や給与システムなどにインポートし、年税額を計算する。
年調ソフトを使用するメリットは？
★従業員にとって →自動計算されるのでミスが減る、見やすい、分からない項目をすぐ調べられる。（入力しているときに解説にとべます)
★勤務先にとって →計算ミスがなくなる、提出漏れ防止、自動計算などの恩恵で確認作業を減らせる、申告書類などの保管が不要！
全て電子化ではなく一部だけでもOK
理想はすべて電子化ですが、現実はいろいろ問題がありますよね。しかし、全部は無理でも一部電子ならいける人は多いと思います。 下記の資料のようにパターン別に対応していくのはどうでしょうか？(^-^)
年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するＦＡＱ
（令和４年 11 月改訂版）年調ソフトを使用するデメリット（実際、直面した問題と対応。スマホ対応のみ）
★従業員にとって → 操作を覚えるのが面倒（こういうのが苦手な人もいる）
★勤務先にとって → 操作を覚えて人に教えるのが面倒 、ITスキル別に対応を検討するのが手間、
一度手書きだったものを、スマホ（PC）に入力してもらうだけで得られるものは多いです。従業員は計算や入力が一部省略されるし、勤務先は確認作業が減ります。さらに保管する紙の量が減るのもありがたい！！！、、、、、なんだけれど、この覚える＆教える作業がなかなか大変なところも多いのではないでしょうか💦
実際、試して起こった問題とどう対応したか次に書きます。
なぜかスマホにアプリがダウンロードできない問題
→ 「スマホ再起動」 で出来た方もいますがそれでも無理な方がいました。一人だけ、、、
⇒ 結局、紙の申告書書いてもらって、私（事業主）がアプリに入力しました。
保険などの控除証明書が電子で取得できない
→ 保険会社がまだ対応していませんでした。
⇒控除証明書等の内容は手入力して、紙で提出してもらいました。
ちなみに理想は、マイナポータルを連携→書類をデータで取得してから
年調ソフトを使用する形です。!(^^)!
アプリをスマホに入れたままだった
→アプリはデータ提出後、アンインストールしてもらって大丈夫です。
1年間ずっとアプリを入れていた方がいらして、こちらの説明が足りなかったと反省しました(>_<)
「年調ソフトの使い方」
年調ソフトのダウンロード方法
国税庁のHP（https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm）から、年調ソフトの入手ができます。
国税庁のHPより https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm▶私の場合（Android）、検索は「国税庁 年調アプリ」で、「令和〇年分 年末調整に係る控除申告書作成アプリ」をダウンロードしました。一番最初に、ダウンロードするときに思ったことはなぜアプリでの名称は同じでないのか？でした。これに入力していいのか一番初めはドキドキしました(;´･ω･)
下準備
①事前に保険料などの控除証明書を準備しておく
マイナポータルに連携させておくか、保険会社等から送付されたハガキなどです。
②1年の収入金額合計を計算しておく。配偶者がいる場合は、その収入金額合計も計算しておく。 → 勤務先は事前にこれを知らせていたら従業員は楽ですね
③勤務先に情報を確認しておく。 会社名と住所（法人番号の入力欄が出ますが書かなくても進めます）とデータの送信先です。そして、申告書を登録するときに必要なID/パスワードも自由に設定したらいいのか確認しておくのもよいかと思います。
→ 勤務先は事前にこれを知らせていたら従業員は楽です
④国税庁のサイトから最新版アプリをダウンロード。 PCでもOK。
入力開始
① 「控除申告書を作成する方はこちら」をクリックしてください。
②「新しく年末調整の書類を作成する」をクリックしてください。
③「受けられる可能性がある控除を確認」をクリックしてください。
→ 2年目は、（「新しく年末調整の書類を作成する」） → 「申告書データーを利用して作成」 → 「前年の申告書データを利用して作成」 → 「電子データを選択してパスワード」 → 基本情報が反映されるので後は今年の分のを修正するだけです。
画面にはいくつか質問が出てきます。答えていくと受けられる控除の案内が表示されます。
そして、基本事項を入力します。
④ 入力が完了したら、必要な帳票を選択する画面になります。
出力する控除申告書は次の通りです。
基本的にはこれは必要☟
イ) 給与所得者の扶養控除等（異動 ）申告書
ロ) 基礎控除申告書
下記の４点は該当する場合のみ作成します。
ハ) 所得金額調整控除申告書
ニ) 配偶者控除等申告書
ホ) 保険料控除申告書
ヘ) 住宅借入金等特別控除申告書
⑤ マイナンバーの提供が済んでいない場合は入力してください。 済んでいたら「提供済み」でOK。
⑥マイナンバーの確認が完了したら、「電子データで出力する」をクリックしてください。
⑦ その後、電子データをPDFファイルも出力しますか。と聞いてきますので、「はい」を選択してください。何かと便利なので。
⑧ その後、「電子署名等について」では、「パスワードをかける」「かけない」を選択してください。
これで入力は完了です。!(^^)!
⑩その後、データを送る勤務先のメールアドレスを入力すれば、作成したデータをメールで送れます！（手続き完了です。）
ちなみにデータを保存しておけば翌年の入力が便利になります。前年のデータを取り込んで基本情報が自動入力されるからです。
これが、とても楽なのでデータを残すことをお忘れなく！
「年調のソフト（スマホ）を実際試してみて良かったこと、困ったこと 」
良かったこと
・控除額が自動で計算されること（安心感あります）
・分からない部分は、各画面で解説をすぐ読めること
・2年目から前年の申告書データを利用できたので作成時間の短縮になった
困ったこと
従業員の１人ひとりのITスキルがバラバラなこと。年齢も違うので、仕方がないのですが💦
最初は、誰がどこまで理解されているのか分からないので、丁寧に説明していく必要があります。当然時間はかかりますし、分かりやすく説明するよう下準備も必要です。これが大変でした。
結局、実際は思った以上に理解してくれる人が多くほっとしました。
「まとめ」
行政の電子化は、これからも促進されていきます。コロナ禍前の役所の手続きはまだまだ紙ベースで分かりにくいものも多いと感じていました。（電子化も促しているけど、メインではない感じ）
コロナ禍以降、電子化への攻めを感じます（笑） そして、書面の手続きよりは分かりやすくなった気がします。
普段のお仕事に加えて、新しいことを覚えるのはちょっと大変です。
でも、後々の自分の仕事が楽になるように試してみませんか？
最初に入力するときは、いろいろ不安があるかもしれません。
ですが、安心してください。
提出までは、何度でもやり直せますので。
読んでいただきありがとうございました！
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